volver atras Procedimiento
PROCEDIMIENTO
Proveer Practicantes y/o Pasantes en la Administración Central
Versión 001.1
Código PSI-ATH-001
Proceso Administración del Talento Humano Estado Vigente
1. OBJETIVO
Asignar los practicantes y/o pasantes que son solicitados por las Secretarias de Despacho de la de la Administración Central Municipal  
2. ALCANCE
Desde la solicitud hasta el archivo de la documentación del practicante y/o pasante.  
3. RESPONSABLE
Líder de proyecto
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Los pasantes de las Universidades deben ser solicitados y avalados por cada Secretario de Despacho.

4.2 Los practicantes de Institutos, Instituciones Educativas o Colegios, debe ser solicitados por el Secretario de Despacho, quien delega al jefe de unidad la necesidad de dicho practicante. El parámetro para solicitud de practicantes es la legalización directa con los mismos, mediante oficio. Los demás parámetros, se conservan como para los pasantes.  
5. DEFINICIONES
5.1. PRÁCTICA PROFESIONAL: Es una experiencia académica, pedagógica y global, que busca que el estudiante integre y aplique los conocimientos teóricos adquiridos durante la carrera, en contextos específicos de su profesión, desarrollando además sus aptitudes y habilidades profesionales. Igualmente, es una oportunidad que lleva al estudiante a la realidad y lo aproxima al mercado laboral.  
5.2. PASANTIA: Conjunto de actividades formativas que realicen los estudiantes en empresas y organismos públicos, o empresas privadas con personería jurídica, sustantivamente relacionado con la propuesta curricular de los estudios cursados en unidades educativas, que se reconoce como experiencia de alto valor pedagógico, sin carácter obligatorio.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Solicitud de practicante y/o pasante   - Secretarios de Despacho
- Jefe de oficina 

Oficio de solicitud  
Se debe solicitar mediante oficio a la Unidad de Gestión Humana la necesidad de contar con un practicante y/o pasante, de igual manera se deben enunciar las funciones a realizar y en qué Secretaría y Dependencia se va a ubicar.  
Confirmación de la vigencia del Convenio suscrito entre la Universidad y el Municipio de Manizales   - Líder de proyecto 
Registro de Convenios  
Revisar el respectivo convenio con vigencia anual, si no se encuentra vigente se debe legalizar otro nuevo convenio con la Universidad.

Es necesario tener presente que cada año se tiene un convenio macro donde se establecen los requisitos a tener en cuenta al momento de suscribir otro nuevo convenio.  
Solicitar practicante y/o pasante a la Universidad o Instituto   - Auxiliares Administrativos 
Oficio de solicitud  
Enviar oficio de solicitud de practicante y/o pasante a la respectiva Universidad o Instituto, en la cual se envía la necesidad de acuerdo al programa y funciones a realizar.  
Recibir respuesta y/o oficio de la Universidad o Instituto   - Líder de proyecto 
Oficio de Respuesta 
Recibir de la Universidad o Instituto el oficio con la respectiva repuesta y la presentación del estudiante  
Verificar el cumplimiento de perfil (practicante y/o pasante)   - Líder de proyecto 
 
Se debe analizar que el perfil del estudiante se ajuste a las necesidades de la Secretaría de Despacho correspondiente.  
Aceptación del estudiante (pasante o practicante)   - Auxiliares Administrativos 
Oficio de Aceptación del Practicante y/o Pasante  
Mediante oficio se debe confirmar con la respectiva Universidad o Instituto la aceptación del practicante. Siendo de exclusiva responsabilidad el seguimiento del proceso de práctica del estudiante por la respectiva universidad, el estudiante tendrá un jefe a cargo para velar por el cumplimiento de las funciones.  
Recibir documentos previos a la práctica e ingresar información a la base de datos   - Auxiliares Administrativos 
- Formato Único de Hoja de Vida
- Declaración de Bienes  
El estudiante debe diligenciar el Formato Único de Hoja de Vida y la Declaración de Bienes y entregarlos en la Oficina de Gestión Humana para ingresar la información en la base de datos (nombres, apellidos, cédula, dependencia, fecha de inicio y de terminación de la práctica y/o pasantía, institución, Nombre del programa).  
Presentar al estudiante (pasante o practicante) a la Secretaría de Despacho  - Auxiliares Administrativos 
Oficio presentando al Practicante y/o Pasante  
Mediante oficio se hace la presentación oficial a la respectiva Secretaría de Despacho solicitante 
Informe del estudiante   - Secretario de Despacho
- Supervisores 

Oficio o Correo Electrónico  
La Secretaría de Despacho u Oficina debe informar oportunamente el momento de término de tiempo de la pasantía o práctica (con información de funciones realizadas) a la Unidad de Gestión Humana.  
Elaborar Constancia de práctica o pasantía   - Auxiliares Administrativos
- Supervisores 

Constancia de práctica o pasantía 
Una vez terminada la práctica o pasantía se debe emitir la respectiva constancia desde los funcionarios supervisores y la Unidad de Gestión Humana.  
Archivar la documentación practicantes y/o pasantes   - Auxiliares Administrativos 
 
Se debe archivar la documentación en la cual se deja como soporte , el registro de formato único hoja de vida, formato de bienes y las comunicaciones relacionadas con el tema, cronológicamente.  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
001.1
16/Nov/2023 
Se actualizaron los responsables del desarrollo del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Alexandra Rios Villa
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 16/Nov/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 17/Nov/2023

 
Nombre: Jose Isidro Cuy Vargas
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 17/Nov/2023