QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
Solicitud de practicante y/o pasante |
- Secretarios de Despacho - Jefe de oficina |
Oficio de solicitud
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Se debe solicitar mediante oficio a la Unidad de Gestión Humana la necesidad de contar con un practicante y/o pasante, de igual manera se deben enunciar las funciones a realizar y en qué Secretaría y Dependencia se va a ubicar. |
Confirmación de la vigencia del Convenio suscrito entre la Universidad y el Municipio de Manizales |
- Líder de proyecto |
Registro de Convenios
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Revisar el respectivo convenio con vigencia anual, si no se encuentra vigente se debe legalizar otro nuevo convenio con la Universidad.
Es necesario tener presente que cada año se tiene un convenio macro donde se establecen los requisitos a tener en cuenta al momento de suscribir otro nuevo convenio. |
Solicitar practicante y/o pasante a la Universidad o Instituto |
- Auxiliares Administrativos |
Oficio de solicitud
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Enviar oficio de solicitud de practicante y/o pasante a la respectiva Universidad o Instituto, en la cual se envía la necesidad de acuerdo al programa y funciones a realizar. |
Recibir respuesta y/o oficio de la Universidad o Instituto |
- Líder de proyecto |
Oficio de Respuesta
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Recibir de la Universidad o Instituto el oficio con la respectiva repuesta y la presentación del estudiante |
Verificar el cumplimiento de perfil (practicante y/o pasante) |
- Líder de proyecto |
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Se debe analizar que el perfil del estudiante se ajuste a las necesidades de la Secretaría de Despacho correspondiente. |
Aceptación del estudiante (pasante o practicante) |
- Auxiliares Administrativos |
Oficio de Aceptación del Practicante y/o Pasante
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Mediante oficio se debe confirmar con la respectiva Universidad o Instituto la aceptación del practicante. Siendo de exclusiva responsabilidad el seguimiento del proceso de práctica del estudiante por la respectiva universidad, el estudiante tendrá un jefe a cargo para velar por el cumplimiento de las funciones. |
Recibir documentos previos a la práctica e ingresar información a la base de datos |
- Auxiliares Administrativos |
- Formato Único de Hoja de Vida - Declaración de Bienes
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El estudiante debe diligenciar el Formato Único de Hoja de Vida y la Declaración de Bienes y entregarlos en la Oficina de Gestión Humana para ingresar la información en la base de datos (nombres, apellidos, cédula, dependencia, fecha de inicio y de terminación de la práctica y/o pasantía, institución, Nombre del programa). |
Presentar al estudiante (pasante o practicante) a la Secretaría de Despacho |
- Auxiliares Administrativos |
Oficio presentando al Practicante y/o Pasante
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Mediante oficio se hace la presentación oficial a la respectiva Secretaría de Despacho solicitante |
Informe del estudiante |
- Secretario de Despacho - Supervisores |
Oficio o Correo Electrónico
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La Secretaría de Despacho u Oficina debe informar oportunamente el momento de término de tiempo de la pasantía o práctica (con información de funciones realizadas) a la Unidad de Gestión Humana. |
Elaborar Constancia de práctica o pasantía |
- Auxiliares Administrativos - Supervisores |
Constancia de práctica o pasantía
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Una vez terminada la práctica o pasantía se debe emitir la respectiva constancia desde los funcionarios supervisores y la Unidad de Gestión Humana. |
Archivar la documentación practicantes y/o pasantes |
- Auxiliares Administrativos |
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Se debe archivar la documentación en la cual se deja como soporte , el registro de formato único hoja de vida, formato de bienes y las comunicaciones relacionadas con el tema, cronológicamente. |